Wystawiona faktura określa należność. Wyciąg bankowy informuje o operacji na rachunku. Aby ustalić, w jakim stopniu dokument został opłacony, trzeba powiązać właściwą wpłatę z właściwą należnością.
Najpierw operacja, potem jej znaczenie
Opis przelewu może zawierać numer faktury, ale bywa niepełny albo niejednoznaczny. Operator potrzebuje kontekstu: kontrahenta, kwoty, waluty i otwartych dokumentów. System może pomóc wskazać kandydatów do dopasowania, natomiast zakres automatycznego przypisania zależy od danych i przyjętych reguł.
Częściowa wpłata nie zamyka całej należności
W fikcyjnym przykładzie faktura ma 12 000 zł do zapłaty. Klient wpłaca 5 000 zł. Po przypisaniu tej kwoty do dokumentu pozostaje 7 000 zł. Proces powinien pokazywać zarówno otrzymaną płatność, jak i kwotę faktycznie przypisaną oraz saldo dokumentu.
Kolejna wpłata może rozliczyć pozostałą część. Samo pojawienie się operacji na wyciągu nie powinno jednak zastępować sprawdzenia, czego dotyczy.
Wyjątek potrzebuje właściciela
Gdy opis nie pozwala ustalić dokumentu albo kwota wymaga wyjaśnienia, ważne jest wskazanie sprawy odpowiedzialnej osobie. Czytelna lista wyjątków pomaga oddzielić wykonane przypisania od operacji czekających na decyzję.
Księgowanie ma własny stan
Obsługa księgowa faktury i obsługa zapłaty są powiązane z procesem, ale opisują różne zdarzenia. W rozmowie o wdrożeniu warto ustalić, jakie stany i powiązania użytkownik powinien widzieć, aby móc sprawdzić pełny przebieg sprawy.
Vector ERP wspiera pracę od importu wyciągu przez dopasowanie do przypisania płatności. Konkretne formaty, reguły i sposób obsługi wyjątków określamy dla wdrożenia.