Rozmowa o ERP jest łatwiejsza, gdy punktem wyjścia jest rzeczywista praca firmy. Nie potrzebujesz na początek szczegółowej listy ekranów. Wybierz jeden proces, który sprawia trudność, i opisz jego przebieg od początku do końca.
Zacznij od początku i rezultatu
Co uruchamia sprawę: zapytanie klienta, zaakceptowana oferta, nowe zlecenie? Co uznajesz za jej zakończenie: wykonanie pracy, wystawienie faktury czy przypisanie płatności? Te granice pomagają ustalić, które zespoły i dane powinny znaleźć się w analizie.
Pokaż przekazania między ludźmi
Zapisz, kto wykonuje kolejne czynności i komu przekazuje wynik. Przy każdym przejściu dopisz, jakie informacje są potrzebne następnej osobie. Handlowiec może przekazywać zakres usługi, kierownik — dane wykonania, a osoba fakturująca — dokument do dalszej obsługi finansowej.
Właśnie przy tych przekazaniach warto sprawdzić, czy dane są przepisywane, odtwarzane z korespondencji albo uzupełniane dopiero po telefonie od kolejnego działu.
Uwzględnij przypadek, który nie idzie zgodnie z planem
Obok prawidłowego przebiegu opisz jeden wyjątek. Może brakować stawki do rozliczenia, klient może zakwestionować część pracy albo wpłata może mieć niejasny opis. Ustal, kto podejmuje wtedy decyzję i jak pozostali dowiadują się o wyniku.
Wskaż dane i obecne narzędzia
Wystarczy lista miejsc, w których dziś przechowujecie informacje: system sprzedaży, arkusz rozliczeń, dokumenty kontraktu, program finansowy. Na pierwszą rozmowę nie trzeba przekazywać rzeczywistych danych klientów. Można przygotować przykład z fikcyjnymi wartościami.
Nazwij oczekiwaną zmianę
Zamiast „potrzebujemy więcej automatyzacji” zapisz konkretny rezultat: „osoba fakturująca ma otrzymać zweryfikowaną podstawę z okresu kontraktowego” albo „operator ma widzieć, jaka część faktury pozostaje po przypisaniu wpłaty”. Tak opisany cel daje punkt wyjścia do wyboru modułów, konfiguracji i sposobu odbioru.