Dwie firmy mogą realizować podobne usługi, ale inaczej organizować akceptacje, dokumenty i rozliczenia. Dopasowanie ERP polega na ustaleniu, które różnice można obsłużyć dostępnymi ustawieniami, a które wymagają połączenia danych lub dodatkowej funkcji.
Konfiguracja korzysta z dostępnych możliwości
Dobór modułów, ustawienia numeracji, słowniki czy role użytkowników są przykładami obszarów konfiguracji. Jej granice wynikają z możliwości konkretnego modułu. Dlatego potrzebę warto opisywać przez to, co ma się wydarzyć, zamiast od razu zamawiać nowy ekran.
Przykładowo: „potrzebujemy osobnej serii numeracji dla określonej grupy dokumentów” jest bardziej precyzyjnym początkiem rozmowy niż „potrzebujemy własnego modułu dokumentów”.
Integracja łączy informacje z innego miejsca
Jeżeli dane powstają w narzędziu, które ma pozostać w firmie, potrzebą może być integracja. Trzeba wtedy wskazać źródło, zakres przekazywanych informacji, częstotliwość oraz osobę odpowiedzialną za wyjaśnianie błędów.
Jednorazowe przeniesienie historii i codzienna wymiana nowych zdarzeń to różne zadania. Mają inne wymagania i powinny być oceniane oddzielnie.
Własny moduł obsługuje dodatkowy fragment procesu
Moduł indywidualny ma sens do analizy, gdy potrzebne są nowe dane, decyzje lub działania niewchodzące w dostępny zakres produktu. Przykładem może być specjalistyczny proces odbioru prac przed rozliczeniem. Najpierw trzeba opisać jego wynik, uczestników i powiązania z kontraktem.
Pomyśl również o późniejszej pracy
Każde rozszerzenie będzie używane, zmieniane i sprawdzane przy kolejnych etapach rozwoju systemu. Warto od razu ustalić jego właściciela, kryteria odbioru i zasady utrzymania. Pozwala to rozmawiać o dopasowaniu jako części procesu firmy, a nie jednorazowej zmianie wyglądu aplikacji.
W Vector ERP zaczynamy od rozpoznania potrzeby. Następnie dobieramy konfigurację, integrację lub rozszerzenie do uzgodnionego rezultatu.